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AVISO DE PRIVACIDAD Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

THE COLUMBUS SCHOOL

 

1. SUJETOS:

La presente política aplica para todas las personas naturales registradas en cualquier base de datos de EL COLEGIO, y de conformidad con lo establecido por la LEY 1581 DE 2012 Y DECRETO 1377 DE 2013 SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, se entenderá:

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

Nombre: Corporación Colegio Cristóbal Colón The Columbus School. 

Dirección: Km 16 vía Las Palmas, Municipio de Envigado.

Correo electrónico: datospersonales@columbus.edu.co

Teléfono: 4033000

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Nombre: Corporación Colegio Cristóbal Colón The Columbus School.

Dirección: Km 16 vía Las Palmas, Municipio de Envigado.

Correo electrónico: datospersonales@columbus.edu.co

Teléfono: 4033000

• TITULAR:

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de EL COLEGIO, cuyo titular sea una persona natural.

2. PROPÓSITO DE LA POLÍTICA:

1. Velar por la privacidad y seguridad de la información de todos y cada uno de los miembros que componen la Comunidad The Columbus School.

2. Poner a disposición de todos LOS TITULARES, la política de Tratamiento de Datos personales adoptada por el COLEGIO,

3. Indicar a los TITULARES, la finalidad o las razones por las cuales EL COLEGIO requiere llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

4. Informar sobre los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales EL COLEGIO efectúa la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y le da tratamiento a los datos de LOS TITULARES.

5. Dar a conocer las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información, así como los derechos aplicables a LOS TITULARES de la información.

6. Señalar los procedimientos, para que LOS TITULARES de los datos o sus representantes puedan ejercer los derechos establecidos para protección de datos personales.

 

3. LA FINALIDAD O LAS RAZONES POR LAS CUALES EL COLEGIO REQUIERE LLEVAR A CABO EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Se requiere que la información personal de los usuarios sea recolectada, almacenada, usada, circulada, compartida, procesada y/o se le de tratamiento para:

1. Desarrollar su misión educativa conforme a sus Estatutos, a su Proyecto Educativo Institucional, y a los criterios de acreditación AdvancED,

2. Cumplir las leyes aplicables a la educación privada en Colombia, incluyendo pero sin limitarse a cualquier requerimiento del Ministerio de Educación Nacional o las autoridades locales,

3. Cumplir las leyes aplicables a proveedores, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias,

4. Cumplir las leyes aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo, incluyendo pero sin limitarse a las laborales y de seguridad social,

5. Realizar mercadeo de sus programas institucionales, incluyendo educativos, deportivos y artísticos,

6. Evaluar la calidad de nuestro servicio educativo mediante encuestas,

7. Realizar actividades de facturación, cobranza, recaudo, consultas, verificación, control, prevención de fraudes así como cualquier otra actividad relacionada con el servicio educativo y servicios alternos ofrecidos por la institución,

8. Procurar mantener en contacto a egresados,

9. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

 

4. RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, USO, CIRCULACIÓN, SUPRESIÓN Y TRATAMIENTO A LOS DATOS:

El Colegio ha identificado los datos que administra, entre ellos los de identificación, contacto, académicos, y de salud, así como las actividades que desarrolla con dichos datos, en particular en su recepción, conservación, disposición y administración para los fines propios de la gestión educativa y administrativa y así lo ha indicado en las Políticas de Tratamiento.

En desarrollo de su actividad el Colegio recolecta y administra, principalmente, información personal sobre sus alumnos y potenciales alumnos, así como sobre su grupo familiar o acudientes. Esta información es indispensable para la adecuada prestación de los servicios de educación, y por ello quienes quieran acceder a estos servicios deben suministrarla. Por consiguiente, administra información de niños y adolescentes, cuyo tratamiento se sujeta a los principios, parámetros y requisitos contenidos en el Artículo 7o de la Ley 1581 de 2012, el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y la Sentencia C-778 de 2012 de la Corte Constitucional.

Así mismo, administra información de los egresados, con el fin de estrechar los lazos entre ellos y el Colegio, y cumple con los deberes de conservación de información académica que rigen la actividad. Igualmente recibe información de personas naturales que tienen la calidad de empleados, candidatos a vincularse como empleados, proveedores o contratistas del Colegio y miembros de la Comunidad The Columbus School cuyos datos son utilizados de conformidad con la relación contractual establecida con los mismos.

En razón de la permanencia de los alumnos en el Colegio durante la jornada escolar, cuenta con un servicio de enfermería a través del cual conoce información sobre su estado de salud, la cual de conformidad con lo previsto en el Art. 5o de la citada ley se considera información de naturaleza sensible y será tratada con confidencialidad y adecuadas medidas de seguridad.

La información que sobre el estado de salud aportan los alumnos y/o los padres de familia o acudientes sobre ellos, es indispensable para la adecuada prestación de los servicios médicos que se requieran mientras se encuentran en el Colegio, así como para prevenir la afectación de la comunidad educativa y desarrollar las actividades de promoción en salud que orienten las autoridades que regulan la materia. En razón de lo anterior actuará según lo dispuesto en el Art. 6 de la Ley 1581 y el Núm. 2.8.4. de la sentencia C-748 de 2011.

El titular de los datos acepta expresamente que EL COLEGIO almacene, procese y utilice esta información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y en la presente política.

 

5. CONDICIONES DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD:

EL COLEGIO con el ánimo de brindar y aportar su mayor esfuerzo para garantizar la protección razonable de la privacidad y confidencialidad de la información, cuenta con funcionarios competentes, debidamente capacitados y facultados para el tratamiento de la información, y la adecuada tecnología que soporta estos procesos. 

Sin embargo y teniendo en cuenta que pese a la existencia de medidas tecnológicas y físicas que protegen la sede y que el Colegio hace su mejor esfuerzo para proteger la seguridad y confidencialidad de los datos, las medidas no son infalibles y existe la posibilidad de que por causas extrañas, ajenas al Colegio y a la seguridad que brindan las herramientas tecnológicas algún sujeto pueda acceder a la información recopilada. Por tal motivo, y en el evento que la situación mencionada sea detectada por EL COLEGIO y se genere una violación a la confidencialidad o atentado contra la misma será reportada de manera inmediata a las autoridades competentes.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como Titular de datos personales usted tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.

3. Ser informado por el Responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

7. PROCEDIMIENTOS PARA LA ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES Y REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN:

Tanto para consultas como para reclamos relacionados con la administración de sus datos personales podrá dirigir una comunicación escrita al correo electrónico datospersonales@columbus.edu.co , o entregarla en las instalaciones administrativas del Colegio ubicadas en el KM 16 vía las Palmas. Para ello deberá acreditar que usted es el Titular de los datos, adjuntando copia de su documento de identidad e indicando su dirección física o electrónica en la cual desea recibir la respuesta.

Cuando se trate de la formulación de reclamos deberá describir los hechos que dan lugar al mismo y los documentos que quiera hacer valer. 

En el evento en que usted actúe como causahabiente del Titular, representante o apoderado del mismo, deberá adjuntar el documento que acredite que tiene tal calidad, bien sea el registro civil de nacimiento y de defunción del Titular, o el poder correspondiente cuando obre como apoderado.

En el caso en que falte alguno de los requisitos aquí establecidos se le informará dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de las solicitudes para que los complete, si no los subsana no se podrá dar trámite a su solicitud. En el caso de los reclamos, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que sean subsanados se entenderá que ha desistido del mismo.

Los plazos para obtener sus respuestas en el caso de consultas es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo; este término podrá ser prorrogado por cinco (5) días hábiles más.

Por su parte los reclamos serán resueltos en quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más de conformidad con lo que dispone la Ley.

 

8. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS:

EL COLEGIO conservará la información de cada usuario durante todo el tiempo en que ésta se requiera dentro de los fines descritos en esta política, a menos que medie solicitud de supresión del interesado. EL COLEGIO se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento.

Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en www.columbus.edu.co

Esta política entra en vigencia a partir de su publicación.

 

RUTH ALLEN

Rectora

The Columbus School